Was Sie bei der Führung eines Fahrtenbuchs beachten müssen

© Aaron Kohr / Fotolia.com

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

vielleicht sitzen Sie wie viele andere Unternehmer in der Republik gerade über dem Jahresabschluss für letztes Jahr. Wobei neben der Bilanzierung des operativen Geschäftes auch immer wieder Detailfragen eine wichtige Rolle spielen. Bei vielen Firmen gehört dabei die Frage nach der Besteuerung von privaten Fahrzeugnutzungen dazu.

Wenn Sie gewerblich tätig sind, haben Sie bei der Nutzung von Geschäftsfahrzeugen für private Angelegenheiten zwei Optionen: Entweder Sie rechnen den aus der privaten Nutzung abgeleiteten geldwerten Vorteil gegenüber dem Fiskus mit der so genannten 1%-Regel ab.

Das bedeutet, dass monatlich 1% des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil versteuert wird. In der Praxis geht das so vor sich, dass die 1% des Bruttolistenpreises auf das Gehalt draufgeschlagen werden, dann versteuert werden und bei der Auszahlungssumme wieder abgezogen werden.

 

Fahrtenbuch bietet sich bei nur gelegentlicher privater Nutzung an

Die zweite Option wäre die Führung eines Fahrtenbuchs. Das ist sinnvoll, wenn Sie den Dienstwagen nur gelegentlich für private Zwecke nutzen. Durch das Fahrtenbuch könnten Sie entsprechend den geldwerten Vorteil absenken, was Steuern sparen würde.

Allerdings geht der Fiskus mit Fahrtenbüchern immer sehr kritisch um. So sind die Anforderungen an ein Fahrtenbuch sehr hoch und werden vom Finanzamt penibel überprüft.

Ein Fahrtenbuch, das vor dem Fiskus Bestand haben soll, muss für jede Fahrt folgende Daten enthalten: Tag der Fahrt (Datum), km-Stand zu Beginn und Ende der Fahrt (keine ca-Angaben), Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner bzw. Kunden etc. Für private Fahrten sind Reiseziel und Reisezweck nicht aufzuschreiben und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer Verweis.

 

Änderungssicherheit als K.o.-Kriterium für elektronische Fahrtenbücher

Zu den Anforderungen an ein Fahrtenbuch gehört aber auch ganz grundsätzlich, dass dieses einerseits zeitnah und nachvollziehbar geführt werden muss, andererseits muss es änderungssicher sein bzw. Änderungen klar ersichtlich sein. Bei einem handgeschriebenen Fahrtenbuch ist dies in der Regel der Fall, doch gibt es inzwischen auch viele elektronische Versionen von Fahrtenbüchern, die Sie einsetzen können.

Doch selbst dann sind Sie vor möglichen Streitigkeiten mit dem Finanzamt nicht geschützt. So hatte das Finanzgericht Baden-Württemberg erst Ende letzten Jahres das Computerprogramm „1-2-3-Fahrtenbuch“ (Version 7.08) verworfen. Das Programm lasse nachträgliche Änderungen an den Einträgen zu, die später nicht zu erkennen seien. Zudem sei nicht ersichtlich, ob die Einträge zeitnah erfolgt sind (Az. 11 K 736/11).

Fazit für Sie: Programme mit ähnlichen Schwachpunkten dürften vor den Finanzgerichten keinen Bestand haben. Deshalb sollten Sie diese bei der Abrechnung von Fahrten nicht nutzen, da Ihnen sonst in der Endabrechnung gegenüber dem Fiskus steuerliche Einbußen bis hin zur kompletten Nicht-Anerkennung drohen.

Mit besten Grüßen

Ihr Redaktionsteam „Wirtschaft-Vertraulich“, aus der Redaktion des Deutschen Wirtschaftsbriefs

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