Das sollten Sie wissen, wenn Mitarbeiter im Auftrag der Firma unterwegs sind

Das sollten Sie wissen, wenn Mitarbeiter im Auftrag der Firma unterwegs sind

„Wenn einer eine Reise tut …“, … dann muss er viele Dinge regeln. Das gilt vor allem für Sie als Arbeitgeber, wenn Sie Ihre Arbeitnehmer auf (Dienst-)Reise schicken. Damit Sie gut ge­wappnet sind, erfahren Sie im folgenden Beitrag das Wichtigste zur Vergütung der Reisezei­ten, zur Erstattung der Spesen etc.

Reisezeit ist nicht immer Arbeitszeit

Grundsätzlich gelten bei Dienstreisen die Arbeitszeitgrenzen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), insbesondere die 10-Stunden-Höchstarbeitszeitgrenze nach § 3 S. 2 ArbZG. Aller­dings sind die Wegezeiten für sich betrachtet keine Arbeitszeit im Sinne des ArbZG. So ist beispielsweise die Reisedauer nicht als Arbeitszeit zu berücksichtigen, wenn Sie als Arbeitge­ber die Benutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels vorgeben und es Ihrem Mitarbeiter überlassen bleibt, wie er die Fahrzeit nutzt. Gleiches gilt für Aufenthaltszeiten am Bestim­mungsort, etwa im Hotel. Diese Zeiten zur freien Verfügung gelten ebenfalls grundsätzlich nicht als Arbeitszeit.

Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitnehmer während der Wegezeit auch tatsächlich eine Arbeitsleistung erbringt. Hat er während der Fahrt eine Aufgabe zu erfüllen (z. B. Bearbei­tung von Akten, Vor- und Nachbereitung des auswärtigen Termins, aber auch das Führen des Fahrzeugs), ist die Reisezeit als Arbeitszeit zu werten.

Diese Vergütungsansprüche haben Ihre Mitarbeiter

Auch wenn die Reisezeit nicht Arbeitszeit im Sinne des ArbZG ist, muss sie eventuell doch vergütet werden – ob und in welchem Umfang, richtet sich nach den Umständen des Einzel­falls.

1.   Reisen innerhalb der Arbeitszeit: Liegen die Reisezeiten innerhalb der betriebsüblichen Arbeitszeit, zahlen Sie dem Mitarbeiter sein reguläres Entgelt weiter. Das gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter nichts Dienstliches tut und beispielsweise im Zug Zei­tung liest.

2.   Reisen außerhalb der Arbeitszeit: Häufig benötigt Ihr Mitarbeiter für Dienstreisen zu­sätzliche Zeit, die über seine betriebsübliche Arbeitszeit hinausgeht. Dabei sind wiederum drei Fälle zu unterscheiden:

 

1. Fall:   Haben Sie Ihren Mitarbeiter angewiesen, während der Reise zu arbeiten (Akten­studium, E-Mails schreiben, Fahrzeug lenken etc.), müssen Sie ihm die Zeit als Arbeitszeit vergüten.

2. Fall:   Verbringt Ihr Mitarbeiter während der Dienstreise am Tätigkeitsort Zeit mit pri­vaten Aktivitäten (essen, schlafen etc.), vergüten Sie diese Zeiten nicht.

3. Fall:   Ist Ihr Mitarbeiter während der Dienstreise zwar keiner Arbeitsbelastung ausge­setzt (z. B. beim Schlafen auf der Heimreise im Zug), aber trotzdem in seiner Freizeitgestaltung eingeengt, bestimmen Sie eine zusätzliche Vergütung nach bil­ligem Ermessen.

So regeln Sie die Vergütung von Reisezeiten

Soweit bei Ihnen keine tariflichen oder betrieblichen Vorschriften darüber bestehen, wie Rei­sezeiten berücksichtigt und abgegolten werden, sollten Sie eine entsprechende Regelung in Ihre Arbeitsverträge aufnehmen. Mit der folgenden Musterformulierung vermeiden Sie Strei­tigkeiten im Vorfeld und schaffen Transparenz für Ihre Mitarbeiter:

§ … Dienstreisen

1.  Bei Dienstreisen gilt nur die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am aus­wärtigen Geschäftsort als Arbeitszeit.

2.  Für jeden Tag einschließlich der Reisetage wird jedoch mindestens die auf ihn entfallende regelmäßige bzw. dienstplanmäßige Arbeitszeit berücksichtigt, wenn diese bei Nichtberücksichtigung der Reisezeit nicht erreicht würde.

Das gilt für die Erstattung von Reisekosten

Die erforderlichen Kosten, die im Zusammenhang mit der Dienstreise entstehen, tragen grundsätzlich Sie als Arbeitgeber. Zur Höhe einzelner Reisekostenpositionen erinnere ich an den Abruf-Service „Reisekosten“ aus Brief Nr. 33/12, den Sie über meine Internet-Seite www.gevestor.de nach wie vor aufrufen können. Voraussetzung für eine Erstattungspflicht ist in jedem Fall, dass die Aufwendungen nicht bereits durch das Arbeitsentgelt oder durch eine sonstige zusätzliche Zahlung abgegolten oder als persönliche Aufwendungen einzuord­nen sind.

Kosten, die Sie als Arbeitgeber tragen, sind:

  •          Fahrt- und Unterkunftskosten
  •          Kosten für Verpflegungsmehraufwendungen
  •          Kosten für einen Verteidiger bei schuldloser Verursachung eines Verkehrsun­falls

 

Nicht ersatzfähige Aufwendungen sind dagegen:

  •          Fahrtkosten zwischen Privatwohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte
  •          Geldstrafen und Bußgelder
  •          Kosten der privaten Lebensführung (beispielsweise Zigarettenkauf beim Be­tanken des Dienstwagens)
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