Was passiert, wenn Rechnungen unverschuldet verloren gehen?

© drubig-photo /Fotolia.com

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

wenn Sie unternehmerisch tätig sind, haben Sie sicherlich schon oftmals die Bekanntschaft mit etlichen Fallstricken gemacht, die gerade der Fiskus immer wieder auslegt. Wobei es sich die Finanzbehörde auch regelmäßig sehr einfach macht, wenn sie etwas „verbockt“, indem sie sich auf den Standpunkt zurückzieht, dass Sie als Steuerpflichtiger die Nachweispflicht zu tragen haben, dass etwas tatsächlich schief gegangen ist und Sie daran keine Schuld haben. Hier wird also in vielen Fällen die Beweislast umgekehrt. 

Dass das für den betroffenen Steuerpflichtigen mitunter sehr teuer werden kann, zeigt ein neues Urteil aus Köln. Dabei ging es in dem zugrunde liegenden Fall um die Frage, wer die Beweislast zu tragen hat, wenn Rechnungen – in dem Fall als Nachweis für gezahlte Vorsteuern – verloren gehen.

 

Verzicht auf Rechnungsoriginale nur, wenn diese unverschuldet verloren gehen

Eine Unternehmerin hatte beim Finanzamt die Erstattung von Vorsteuern in Höhe von gut 21.000 Euro beantragt. Da sie aber lediglich eingescannte Rechnungen vorgelegt hatte, wurden diese vom zuständigen Finanzamt nicht anerkannt. Das Einspruchsverfahren gegen den Bescheid war erfolglos geblieben.

Im daraufhin angestrengten Klageverfahren machte sie später geltend, dass das Finanzamt die Originalrechnungen erhalten habe. Ein Bevollmächtigter habe diese separat zugeschickt, was eine Annahmebestätigung des Amtes belege. Zurückgesandt habe das Amt aber nur entwertete Kopien, die sie vernichtet habe.

 

Steuerpflichtige tragen die Beweislast

Dazu das Finanzgericht Köln (Az. 2 K 1815/11): Auf die Vorlage von Originalrechnungen kann nur verzichtet werden, wenn diese vom Steuerpflichtigen unverschuldet untergegangen sind. Doch dafür, dass tatsächlich kein eigenes Verschulden vorliegt, tragen die Steuerpflichtigen allein die Beweislast.

Im vorliegenden Fall sah das Finanzgericht diese Nachweispflicht nicht erfüllt. Entsprechend blieb die Klage auf Vorsteuererstattung erfolglos. Wobei hier erschwerend hinzukam, dass auch mögliche Rechnungszweitschriften oder Bestätigungen des Ausstellers von der Klägerin nicht vorlegt werden konnten.

 

Achten Sie auf Vollständigkeit Ihrer Unterlagen

Aus dieser Beurteilung des Gerichts sollten Sie einige wichtige Konsequenzen ziehen. Die erste ist: Originalrechnungen sind sprichwörtlich Ihr „Schatz“, auf den Sie immer Acht geben sollten. Geht mal eine verloren, sollten Sie zur erneuten Vervollständigung Ihrer Unterlagen beim Rechnungsaussteller eine Rechnungszweitschrift anfordern.

Zweiter wichtiger Punkt: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass das Finanzamt immer genau mit Ihren eingereichten Unterlagen umgeht. Soweit es sich um Originalunterlagen handelt, ist auf – möglichst detaillierte – Empfangsbestätigungen nicht zu verzichten. Das sollte auch dann gelten, wenn Sie wie gesagt einen Bevollmächtigten – z. B. Ihren Steuerberater – damit beauftragen.

Und wenn es dann an die Rückgabe geht, lassen Sie sich nicht mit Kopien abspeisen, sondern mahnen Sie gegebenenfalls die Herausgabe der Originale an. Letztlich geht es darum, dem Fiskus bei seinen Handlungen immer auf die Finger zu schauen, um nicht später Nachteile zu riskieren.

Mit besten Grüßen

Ihr Redaktionsteam „Wirtschaft-Vertraulich“, aus der Redaktion des Deutschen Wirtschaftsbriefs

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