So schicken Sie zeitkritische Post richtig ans Finanzamt

Wie Sie richtig mit dem Finanzamt kommunizieren

Wie Sie richtig mit dem Finanzamt kommunizieren

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

Hand aufs Herz: Im Umgang mit Behörden und Ämtern fühlen sich die meisten von uns doch eher einem gesichtslosen und undurchschaubaren Moloch ausgeliefert. Sicher haben auch Sie es schon erlebt, dass man Sie mit einer Anfrage oder einem Problem von einer Amtsstube zur nächsten geschickt hat. Da ist man am Ende doch froh, auch mal einen konkreten Namen zu kennen, an den man sich wenden kann.

Was im Übrigen nicht nur im positiven Sinne funktioniert. Will man sich beschweren, fällt es vielen leichter, den Unmut gegenüber einer konkreten Person, dem Beamten, Sachbearbeiter oder Vorsteher zu äußern. Doch Vorsicht: In bestimmten Fällen kann das zu Ihrem Schaden werden. Das gilt insbesondere für den Umgang mit dem Finanzamt.

 

Keine persönliche Adressierung

Besonders heikel: Einsprüche an das Finanzamt sollten Sie besser nicht persönlich adressieren. Dies war jüngst sogar schon Gegenstand von Gerichts-Streitigkeiten, die bis zum Bundesfinanzhof gingen. Der Fall:

Ein verärgerter Steuerzahler legte Einspruch gegen einen Einkommensteuer-Bescheid des Finanzamts ein und richtete ein entsprechendes Schreiben an den Amtsvorsteher persönlich. Damit kollidierte er aber mit der Geschäftsordnung des Finanzamts. Denn diese sieht vor, dass derartige direkt adressierte Post zunächst als privat zu behandeln ist. Erst wenn sie dem zuständigen Sachbearbeiter vorliegen, gelten die Schriftstücke als offiziell eingegangen.

Das Problem dabei: Durch die Verzögerung bei der offiziellen Zustellung könnte im Zweifelsfall eine geltende Einspruchsfrist verstrichen sein. Das geschah auch bei dem klagenden Steuerzahler. Was in diesem Fall aber den Einspruch rettete und auch von den Bundesrichtern bestätigt wurde: Er hatte das Schreiben mit dem Einspruch per Telefax an das Finanzamt geschickt.

 

Faxempfang gilt als zugestellt

Dieses wurde nach dem Empfang an den Amtsvorsteher weitergeleitet, der es erst dann an den zuständigen Sachbearbeiter weitergab. Dadurch war die Widerspruchsfrist verstrichen. Doch der Bundesfinanzhof machte in seinem Urteil deutlich, dass in diesem Fall klar erkennbar war, auch durch Bezeichnung des Schriftstücks als Einspruch, dass es sich um ein dienstliches Schreiben handelte.

Die Rechtzeitigkeit wurde entsprechend bejaht (Az. III B 44/13). Hätte der Steuerzahler allerdings den Einspruch in einem verschlossenen Brief abgeschickt, hätte die Sachlage anders ausgesehen und die Frist wäre wohl wirksam als abgelaufen betrachtet worden.

Deshalb: Zuerst ist zu empfehlen, auf persönliche Anreden bei Schreiben ans Finanzamt zu verzichten. Sollten zeitkritische Schriftstücke zugestellt werden müssen, nutzen Sie am besten immer ein Fax, um zumindest vorab das Schreiben zu senden. Ein Brief kann dann immer noch nachgesendet werden.

Mit besten Grüßen

Carsten Müller
Chefredakteur: „Wirtschaft-vertraulich“ und „www.liemen.de“

Bildnachweis: Gevestor
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