Betriebsprüfung: Aufbereitung von IT-Daten hat ihre Grenzen

Welche Anforderungen das Finanzamt bei einer Außenprüfung an Sie bezüglich IT-Daten stellen darf

Welche Anforderungen das Finanzamt bei einer Außenprüfung an Sie bezüglich IT-Daten stellen darf

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“Wirtschaft-vertraulich”:

Liebe Leser,

wenn Sie sich als Unternehmer einer Betriebsprüfung unterziehen müssen, bedeutet das in der Regel einen erheblichen administrativen Aufwand. Dokumente müssen gesichtet und geordnet werden, Absprachen mit dem Steuerbüro getroffen und die eigentlichen Prüfungsgespräche vorbereitet werden.

Dabei müssen Sie auch darauf achten, dass Sie alle nötigen Dokumente dem Prüfer zur Verfügung stellen können. Was auch die elektronische Dokumentation betrifft. Hier gibt es seit mehr als 10 Jahren Steuervorschriften, welche elektronischen Dokumente in welcher Form Sie aufbewahren müssen.

Das wurde gerade zum Jahresanfang (gültig ab Veranlagungsjahr 2015) nochmals überarbeitet. Nachzulesen in den so genannten GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).

 

Streitfrage: Wie müssen elektronisch gespeicherte Daten zur Prüfung aufbereitet werden?

Trotz den einschlägigen Verwaltungsanweisungen gab es in den vergangenen Jahren auch immer wieder Streit zwischen Steuerprüfern und Geprüften über die Form, in der elektronische Daten zur Prüfung bereitgestellt werden müssen. Doch positiv für Sie, falls Sie zukünftig einer Betriebsprüfung unterzogen werden: Es gibt inzwischen ein aktuelles Urteil, dass hier die Grenzen des Zumutbaren für Sie absteckt.

Der verhandelte Fall dabei: Ein Apotheker hatte für die Außenprüfung alle angeforderten Unterlagen in schriftlicher Form vorgelegt. Zugleich erhielt der Prüfer die Zugangsdaten zu den gespeicherten Daten des Warenwirtschaftssystems. Doch das reichte dem Prüfer noch nicht. Er wollte die Daten elektronisch auch als Excel-Tabelle präsentiert bekommen.

Der Apotheker lehnte das ab. Seine Begründung: Ihm fehle das erforderliche Modul, um die Daten aus dem Warenwirtschaftssystem so aufbereiten zu können. Dieser Streit landete dann vor dem Finanzgericht Münster, das dem Apotheker Recht gab (Az. 14 K 2901/13). Der Betriebsprüfer habe zu viel gefordert.

 

Steuerprüfer müssen Sonderwünsche begründen können

Der Apotheker habe die geschäftlichen Unterlagen schriftlich und mit Zugang zum Warenwirtschaftssystem vorgelegt. Deshalb hätte der Prüfer begründen müssen, warum diese Auswertungsmöglichkeiten ihm nicht ausreichten. Da er das nicht tat, konnte sich der Apotheker entsprechend weigern bzw. mit Hinweis auf die technische Undurchführbarkeit ablehnen.

Das steckt für Sie als möglichem geprüften Steuerpflichtigen das Feld besser ab. Wobei grundsätzlich weiterhin gilt: Erhalten Sie Besuch vom Außenprüfer, hat er das Recht, Einsicht in Ihre gespeicherten Daten zu nehmen. Auch die maschinelle Auswertung und Bereitstellung auf einen Datenträger darf er verlangen. Indes:

Alles, was darüber hinausgeht, muss notwendig, verhältnismäßig, erfüllbar und Ihnen zumutbar sein. Im Urteilsfall hätte der Prüfer darlegen müssen, warum er die Excel-Tabelle konkret benötigte. Sind Sie in einer ähnlichen Situation, können Sie ebenfalls eine Begründung verlangen.

Mit besten Grüßen

Ihr Redaktionsteam „Wirtschaft-Vertraulich“, aus der Redaktion des Deutschen Wirtschaftsbriefs

Bildnachweis: Gevestor

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